Chuyển đổi số là gì? Phân biệt số hóa, tin học hóa và chuyển đổi số

Chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình sử dụng công nghệ số và dữ liệu để thay đổi cách một tổ chức vận hành, cung cấp sản phẩm, dịch vụ và tạo ra giá trị. Khác với việc chỉ đưa tài liệu lên máy tính hoặc sử dụng phần mềm, chuyển đổi số hướng đến cải tiến quy trình, phương thức làm việc và hiệu quả hoạt động.

Một tổ chức có thể sở hữu nhiều phần mềm nhưng chưa thực sự chuyển đổi số nếu công việc vẫn phải xử lý thủ công, thông tin không được kết nối và những vấn đề cũ chưa được giải quyết.

Vậy chuyển đổi số khác số hóa và tin học hóa như thế nào? Hãy cùng SYN tìm hiểu qua những ví dụ cụ thể.

1. Chuyển đổi số là gì? Hiểu qua một ví dụ đơn giản

Hãy tưởng tượng một doanh nghiệp đang xử lý yêu cầu mua hàng theo cách truyền thống.

Nhân viên tiếp nhận yêu cầu qua email, nhập thông tin vào Excel, gửi cho quản lý phê duyệt và chuyển tiếp sang bộ phận kế toán. Khi cần kiểm tra tiến độ, người phụ trách phải liên hệ từng bộ phận để cập nhật tình trạng xử lý.

Doanh nghiệp quyết định cải tiến hoạt động bằng công nghệ số.

Thay vì tiếp tục chuyển thông tin qua nhiều file và email riêng lẻ, yêu cầu được tạo trên hệ thống, chuyển đến người phụ trách theo quy trình, ghi nhận trạng thái và thông báo khi cần xử lý.

Thông tin được sử dụng lại ở các bước phù hợp, hạn chế việc nhập dữ liệu nhiều lần.

Trong tình huống này, chuyển đổi số không chỉ nằm ở việc thay Excel bằng phần mềm. Điểm quan trọng hơn là cách phối hợp công việc đã thay đổi nhờ công nghệ và dữ liệu.

Từ ví dụ trên, có thể nhận diện ba yếu tố quan trọng:

• Công nghệ số: Cung cấp những công cụ để thực hiện và quản lý công việc.

• Dữ liệu: Giúp thông tin có thể được lưu trữ, trao đổi, phân tích và sử dụng đúng mục đích.

• Con người và quy trình: Quyết định công nghệ được áp dụng như thế nào và hoạt động nào cần thay đổi.

Công nghệ là phương tiện. Dữ liệu là nguồn lực. Con người và quy trình quyết định hiệu quả thực tế.

2. Số hóa, tin học hóa và chuyển đổi số khác nhau như thế nào?

Ba khái niệm này thường được sử dụng cùng nhau nhưng có phạm vi và mục đích khác nhau.

2.1. Số hóa (Digitization) là gì?

Số hóa là quá trình tạo ra dữ liệu hoặc phiên bản số của thông tin, tài liệu và các đối tượng trong thế giới thực.

Ví dụ:

• Quét hợp đồng giấy thành tệp PDF.

• Chuyển ảnh tài liệu thành văn bản có thể tìm kiếm bằng OCR.

• Nhập thông tin từ sổ sách giấy vào cơ sở dữ liệu.

Sau khi số hóa, thông tin có thể được lưu trữ, tìm kiếm và xử lý bằng công nghệ.

Tuy nhiên, việc có dữ liệu số không có nghĩa là quy trình làm việc đã thay đổi.

2.2. Tin học hóa là gì?

Tin học hóa là việc ứng dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ thực hiện các công việc hoặc quy trình nghiệp vụ đang có.

Ví dụ:

Trước đây, doanh nghiệp ghi chép doanh thu vào sổ tay. Sau đó, nhân viên sử dụng Excel hoặc phần mềm để nhập và tổng hợp thông tin.

Công việc được thực hiện thuận tiện hơn, nhưng quy trình quản lý có thể vẫn giữ nguyên.

Tin học hóa có thể mang lại hiệu quả đáng kể. Tuy nhiên, nếu hoạt động chủ yếu vẫn dựa trên những quy trình cũ, phạm vi thay đổi chưa nhất thiết đạt đến mức chuyển đổi số.

2.3. Chuyển đổi số (Digital Transformation) là gì?

Chuyển đổi số sử dụng công nghệ và dữ liệu để thay đổi cách tổ chức hoạt động, thay vì chỉ thay đổi công cụ thực hiện công việc.

Ví dụ:

Một doanh nghiệp không chỉ sử dụng phần mềm để lưu đơn hàng mà còn kết nối dữ liệu bán hàng, kho và vận chuyển để các bộ phận phối hợp trên một quy trình thống nhất.

Thông tin đơn hàng có thể được tái sử dụng, trạng thái xử lý được cập nhật và người quản lý có cơ sở phát hiện những khâu chậm trễ.

Khi đó, công nghệ góp phần thay đổi cách tổ chức vận hành và cung cấp dịch vụ.

2.4. Bảng so sánh số hóa, tin học hóa và chuyển đổi số

Ba hoạt động không hoàn toàn tách biệt.

Số hóa thường là bước tạo dữ liệu đầu vào. Tin học hóa giúp áp dụng công nghệ vào hoạt động. Khi công nghệ dẫn đến sự thay đổi đáng kể về quy trình, phương thức vận hành hoặc mô hình hoạt động, tổ chức có thể tiến tới chuyển đổi số.

Điểm khác biệt cốt lõi: Số hóa thay đổi hình thức của thông tin; tin học hóa thay đổi công cụ xử lý; chuyển đổi số thay đổi cách tạo ra giá trị.

3. Ví dụ thực tế về chuyển đổi số tại Việt Nam

Chuyển đổi số không chỉ dành cho các doanh nghiệp công nghệ. Nhiều hoạt động trong đời sống, sản xuất, kinh doanh và hành chính công đều có thể ứng dụng công nghệ số để cải tiến.

Dưới đây là bốn tình huống giúp phân biệt việc sử dụng công nghệ với chuyển đổi phương thức hoạt động.

Ví dụ 1: Chuyển đổi số trong cơ quan nhà nước

Trước đây, người dân thường phải đến trực tiếp cơ quan có thẩm quyền để nộp hồ sơ và theo dõi kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

Với những thủ tục có cung cấp dịch vụ công trực tuyến, người dân có thể thực hiện các bước như khai thông tin, nộp hồ sơ và tra cứu tình trạng xử lý trên hệ thống.

Ở phía cơ quan quản lý, khi quy trình điện tử được tổ chức phù hợp, hồ sơ có thể được tiếp nhận, phân công, theo dõi tiến độ và xử lý trên môi trường số.

Đây là ví dụ về chuyển đổi phương thức cung cấp dịch vụ và tổ chức công việc, không chỉ đơn thuần chuyển mẫu đơn giấy thành tệp điện tử.

Ví dụ 2: Chuyển đổi số trong doanh nghiệp bán lẻ

Một cửa hàng quản lý bán hàng bằng Excel có thể đã thực hiện tin học hóa ở một mức độ nhất định.

Khi cửa hàng sử dụng hệ thống kết nối đơn hàng với tồn kho và dữ liệu khách hàng, việc cập nhật thông tin có thể diễn ra nhất quán hơn.

Nhân viên bán hàng biết sản phẩm còn hay hết. Bộ phận kho có thông tin về hàng cần chuẩn bị. Người quản lý có dữ liệu để theo dõi doanh thu và tình trạng kinh doanh.

Giá trị nằm ở khả năng phối hợp và ra quyết định, không chỉ ở việc có thêm phần mềm.

Ví dụ 3: Chuyển đổi số trong Logistics

Doanh nghiệp Logistics thường xử lý nhiều thông tin liên quan đến đơn hàng, phương tiện, kho hàng, chứng từ và vận chuyển.

Khi dữ liệu nằm ở các hệ thống độc lập, nhân viên có thể phải nhập lại thông tin hoặc đối chiếu thủ công.

Nếu doanh nghiệp thiết kế được quy trình kết nối các hoạt động phù hợp, thông tin có thể được sử dụng xuyên suốt từ tiếp nhận đơn hàng đến theo dõi giao nhận và báo cáo.

Chuyển đổi số trong trường hợp này không chỉ là số hóa chứng từ vận tải mà còn liên quan đến cách tổ chức và quản lý hoạt động Logistics.

Ví dụ 4: Chuyển đổi số trong giáo dục

Việc chuyển giáo trình giấy thành tài liệu PDF là một hình thức số hóa.

Sử dụng phần mềm để quản lý điểm số, thời khóa biểu hoặc danh sách học sinh là ứng dụng công nghệ thông tin.

Khi cơ sở giáo dục kết hợp các công cụ số để cải tiến phương pháp giảng dạy, theo dõi quá trình học tập và tăng khả năng phối hợp giữa giáo viên, học sinh, phụ huynh, công nghệ bắt đầu tác động sâu hơn đến phương thức hoạt động.

Lưu ý: Các tình huống trên mang tính minh họa. Hiệu quả thực tế phụ thuộc vào quy trình triển khai, chất lượng dữ liệu và năng lực vận hành của từng đơn vị.

4. Chuyển đổi số mang lại những lợi ích gì?

Không phải mọi dự án chuyển đổi số đều tạo ra kết quả giống nhau. Tuy nhiên, khi được thực hiện đúng nhu cầu, chuyển đổi số có thể mang lại những lợi ích đáng kể.

Những lợi ích này là kết quả cần hướng đến, không phải cam kết mặc định của bất kỳ phần mềm nào.

Một tổ chức có thể đầu tư công nghệ nhưng vẫn chưa đạt hiệu quả nếu quy trình chưa hợp lý, dữ liệu thiếu chính xác hoặc người sử dụng chưa được chuẩn bị đầy đủ.

5. Chuyển đổi số có phải là sử dụng AI không?

Không. Trí tuệ nhân tạo (AI) không phải điều kiện bắt buộc để chuyển đổi số.

Một doanh nghiệp có thể cải tiến đáng kể hoạt động nhờ chuẩn hóa dữ liệu, triển khai hệ thống quản lý hoặc kết nối các quy trình mà không cần sử dụng AI.

AI là một nhóm công nghệ có thể hỗ trợ chuyển đổi số trong những bài toán phù hợp.

Ví dụ, công nghệ OCR có thể nhận dạng ký tự từ ảnh hoặc tài liệu quét. Khi kết hợp với các kỹ thuật AI, hệ thống có thể hỗ trợ phân loại tài liệu và trích xuất những trường thông tin cần thiết.

Trong nghiệp vụ xử lý hóa đơn, công nghệ này có thể giúp giảm thao tác nhập dữ liệu thủ công. Tuy nhiên, vẫn cần có cơ chế kiểm tra độ chính xác, phân quyền và bảo vệ thông tin.

Vì vậy, tổ chức không nên xem việc triển khai AI là thước đo duy nhất của mức độ chuyển đổi số.

6. Có phần mềm rồi có được xem là đã chuyển đổi số không?

Chưa chắc. Việc sở hữu hoặc sử dụng phần mềm không đồng nghĩa với chuyển đổi số thành công.

Hãy xem xét hai tình huống:

Tình huống A: Doanh nghiệp triển khai phần mềm quản lý nhưng nhân viên vẫn phải nhập cùng thông tin vào nhiều hệ thống. Báo cáo vẫn được tổng hợp bằng Excel và tiến độ công việc vẫn phụ thuộc vào việc hỏi từng bộ phận.

Tình huống B: Doanh nghiệp sử dụng công nghệ để tổ chức lại quy trình, giảm nhập liệu lặp lại, kết nối thông tin phù hợp và theo dõi kết quả công việc.

Cả hai tình huống đều sử dụng phần mềm. Tuy nhiên, tình huống B thể hiện rõ hơn sự thay đổi về phương thức vận hành.

Điều này cho thấy mức độ chuyển đổi số không nên được đánh giá chỉ bằng số lượng phần mềm, thiết bị hoặc hệ thống đang sử dụng.

7. Những hiểu lầm thường gặp về chuyển đổi số

Hiểu lầm 1: Chuyển đổi số là loại bỏ hoàn toàn giấy tờ

Giảm sử dụng giấy có thể là một kết quả tích cực, nhưng không phải mục tiêu duy nhất. Một quy trình điện tử thiếu hiệu quả vẫn có thể gây lãng phí thời gian và nguồn lực.

Hiểu lầm 2: Chuyển đổi số càng dùng nhiều công nghệ càng tốt

Sử dụng nhiều công nghệ không đồng nghĩa với hiệu quả cao hơn. Công nghệ cần phù hợp với bài toán nghiệp vụ và năng lực triển khai.

Hiểu lầm 3: Chỉ doanh nghiệp lớn mới cần chuyển đổi số

Doanh nghiệp nhỏ cũng có thể ứng dụng công nghệ để cải thiện những hoạt động như bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý tồn kho hoặc xử lý chứng từ.

Hiểu lầm 4: Chuyển đổi số là trách nhiệm riêng của bộ phận CNTT

Bộ phận CNTT có vai trò quan trọng, nhưng chuyển đổi số còn liên quan đến lãnh đạo, nhân viên nghiệp vụ, quản trị dữ liệu và người trực tiếp sử dụng hệ thống.

Hiểu lầm 5: Cài đặt phần mềm xong nghĩa là chuyển đổi số đã hoàn thành

Hoàn thành triển khai phần mềm là một mốc kỹ thuật. Giá trị thực tế cần được đánh giá thông qua kết quả hoạt động và khả năng duy trì những cải tiến đã thực hiện.

8. Câu hỏi thường gặp về chuyển đổi số

Chuyển đổi số là gì, giải thích ngắn gọn?

Chuyển đổi số là quá trình ứng dụng công nghệ số và dữ liệu để thay đổi cách tổ chức hoạt động, cung cấp dịch vụ và tạo ra giá trị. Mục tiêu là cải thiện hiệu quả, chất lượng và khả năng thích ứng.

Số hóa có phải là chuyển đổi số không?

Không hoàn toàn. Số hóa là việc tạo dữ liệu số từ thông tin truyền thống. Chuyển đổi số có phạm vi rộng hơn, bao gồm cải tiến quy trình và thay đổi phương thức hoạt động.

Số hóa tài liệu PDF có được coi là chuyển đổi số?

Số hóa tài liệu PDF là một hoạt động số hóa. Hoạt động này có thể là một phần của chuyển đổi số nếu dữ liệu được khai thác để cải tiến cách quản lý và xử lý công việc.

Chuyển đổi số có cần sử dụng AI không?

Không bắt buộc. AI có thể hỗ trợ giải quyết những bài toán như nhận dạng tài liệu, phân tích dữ liệu hoặc tự động hóa, nhưng tổ chức vẫn có thể thực hiện chuyển đổi số bằng những công nghệ khác.

Chuyển đổi số dành cho những đối tượng nào?

Chuyển đổi số có thể được triển khai trong cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, cơ sở giáo dục, tổ chức xã hội và nhiều lĩnh vực khác. Phạm vi và phương pháp thực hiện phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể.

Yếu tố nào quan trọng nhất trong chuyển đổi số?

Không có một yếu tố duy nhất phù hợp với mọi tổ chức. Công nghệ, dữ liệu, quy trình, con người và quản trị cần được kết hợp để tạo ra những cải thiện thực tế.

9. Kết luận: Chuyển đổi số không bắt đầu và kết thúc ở phần mềm

Chuyển đổi số là quá trình thay đổi cách hoạt động dựa trên công nghệ số và dữ liệu, chứ không đơn thuần là đưa tài liệu lên máy tính hay sử dụng thêm phần mềm.

Số hóa giúp tạo ra dữ liệu số. Tin học hóa giúp ứng dụng công nghệ vào công việc. Chuyển đổi số hướng đến những thay đổi sâu hơn trong quy trình, phương thức vận hành và cách tạo ra giá trị.

Hiểu đúng bản chất chuyển đổi số là bước đầu tiên để lựa chọn công nghệ phù hợp, tránh đầu tư dàn trải và hướng đến hiệu quả thực chất.

SYN – Công ty Cổ phần Công nghệ Synology System – chia sẻ các kiến thức về công nghệ, dữ liệu, quản trị và giải pháp số nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp tiếp cận chuyển đổi số một cách rõ ràng và thực tiễn.

Đọc thêm tại SYN:

• Chuyển đổi số thế nào để tạo ra giá trị thực cho doanh nghiệp?

• Chuyển đổi số nên bắt đầu từ công nghệ, dữ liệu hay quy trình?

Tài liệu tham khảo:

• Cổng thông tin Chuyển đổi số quốc gia – Hỏi đáp, khái niệm về số hóa, tin học hóa và chuyển đổi số: https://dx.gov.vn/hoi-dap.htm