CHÍNH SÁCH QUẢN LÝ DỮ LIỆU KHÁCH HÀNG

Công ty Cổ phần Công nghệ SYNOLOGY SYSTEM (Viết tắt là "SYN") cam kết bảo mật, lưu trữ và xử lý dữ liệu khách hàng có trách nhiệm và minh bạch. Chính sách này quy định các nguyên tắc quản lý dữ liệu khách hàng áp dụng cho toàn bộ hệ sinh thái phần mềm (SYN Ecosystem) và dịch vụ do SYN cung cấp.

1. Phạm vi áp dụng

Tất cả khách hàng sử dụng phần mềm hoặc nền tảng do SYN phát triển.
Dữ liệu khách hàng được nhập, xử lý và lưu trữ trong hệ thống phần mềm SYN.
Nhân viên, đối tác và nhà cung cấp có liên quan đến vận hành hệ thống.

2. Nguyên tắc Quản lý Dữ liệu

Chính chủ: Dữ liệu khách hàng là tài sản của chính khách hàng.
Minh bạch: SYN không sử dụng dữ liệu khách hàng cho bất kỳ mục đích nào ngoài phạm vi đã được thỏa thuận.
Bảo mật: Dữ liệu được bảo vệ bằng các biện pháp kỹ thuật và quản trị phù hợp.
Giới hạn truy cập: Chỉ người dùng được phân quyền mới có thể truy cập dữ liệu.
Tuân thủ pháp luật: Quản lý dữ liệu theo Luật An ninh mạng, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (nếu có hiệu lực) và các quy định hiện hành.

3. Loại dữ liệu được quản lý

Thông tin nhận diện: Họ tên, mã số khách hàng, số điện thoại, email...
Dữ liệu giao dịch: Đơn hàng, báo giá, hóa đơn, lịch sử thanh toán.
Thông tin hệ thống: Thời gian đăng nhập, IP, thiết bị sử dụng.
Tệp đính kèm: File hợp đồng, báo giá, tài liệu gửi nhận qua hệ thống.

4. Trách nhiệm của SYN

Thiết lập cơ chế sao lưu định kỳ và khôi phục dữ liệu khi có sự cố.
Áp dụng các công nghệ bảo mật hiện đại (HTTPS, Token, xác thực 2 lớp…).
Cung cấp bảng phân quyền chi tiết để khách hàng kiểm soát quyền truy cập.
Không chia sẻ dữ liệu cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý bằng văn bản từ khách hàng.

5. Quyền của Khách hàng

Truy cập, hiệu chỉnh hoặc yêu cầu xuất toàn bộ dữ liệu của mình.
Xóa dữ liệu theo yêu cầu hợp lý (trừ trường hợp pháp lý yêu cầu lưu giữ).
Kiểm tra lịch sử truy cập và hành động trên dữ liệu.
Nhận thông báo nếu có vi phạm dữ liệu hoặc rò rỉ thông tin.

6. Xử lý vi phạm dữ liệu

SYN có hệ thống cảnh báo sớm nếu xảy ra hành vi truy cập trái phép.
Nếu vi phạm nghiêm trọng, SYN sẽ thông báo bằng văn bản cho khách hàng trong vòng 72 giờ kể từ thời điểm phát hiện.
Thực hiện biện pháp khắc phục ngay lập tức và phối hợp với khách hàng.

7. Thời gian lưu trữ dữ liệu

Dữ liệu khách hàng được lưu trữ trong suốt thời gian sử dụng phần mềm.
Sau khi chấm dứt hợp đồng, dữ liệu sẽ được lưu thêm 30–90 ngày để khách hàng sao lưu, trước khi bị xóa vĩnh viễn.